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電話代行とは

電話代行とは、依頼者の代わりに電話応対を行う代行サービス業の事で、別名秘書代行、電話秘書代行とも呼ばれています。電話代行の歴史は昭和40年代から始まっていて、代行サービス業の中では古くから存在しています。そしてそんな電話代行を専門的に行ってくれる業者の事を電話代行業者と言い、これらの業者は契約したお客様の会社の代わりとなってビジネスチャンスのお手伝いをしているのです。

電話代行の主な種類について

電話代行は大きく分けると主に3種類のタイプに分類され、電話代行業者は必ず3つの方法の内どちらかの方法で電話代行の仕事をしています。では一体どんな電話代行の方法があるのか、3種類ある電話代行の方法の紹介と説明をしたいと思います。

1つ目の方法は、業者側が電話番号を貸し出し、業者側が貸し出した電話番号に掛かってきた通話を依頼者側の電話回線に転送し、依頼者側が電話の応対をする方法です。この方法は正式に言うと「貸し電話サービス」と呼ばれ、電話代行業者がサービスの提供を行うケースが多いです。

2つ目の方法は、1つ目の方法の逆のような物で、依頼者側の電話回線に掛かってきた通話を業者側に転送し、業者側が電話応対をする方法です。この方法は、出張などが多い個人事業主、小規模事業所の昼食時間帯のみの電話代行、少人数の事務員しかいない場合特定の窓口として顧客からの電話を受け逃さないようにするために利用される事が多いです。

3つ目の方法は、1つ目や2つ目の方法とは違い、電話代行業者が顧客対応の窓口となり、定期的に掛かってきた電話の内容を依頼者側に報告する方法です。この方法は要は、外注型のコールセンターとも言える方法で、電話の内容の報告に使われている手段はメールやFAXなどが中心となっています。

電話代行業者の仕事についてとまとめ

このように、電話代行の方法は上記の3種類であり、電話代行業者はこの3つの内どれかの方法で依頼者側の手伝いをしています。具体的には、例えば依頼者の会社に掛かってきた商品の受注の電話や用事の電話に対する応対や、広告や求人などの窓口として対応してもらったりしています。まさに電話代行は、現代の企業のビジネスのサポートにうってつけの心強いシステムと言えるのです。